Att försöka förklara i enkla termer vad det innebär att ha ett affärssystem är inte helt lätt. Ett affärssystem är ofta uppbyggt i funktioner eller moduler som hjälper dig i ditt företagande på olika sätt. Till exempel om du arbetar med projekt, underlätta din orderhantering eller tidsredovisning. Allt kopplas samman i en gemensam databas så du kan öka produktiviteten och kvalitén i dina processer. De flesta smarta affärssystem har dessutom kopplingar och integrationer mot andra system som t ex ekonomisystem och lönesystem, detta betyder att du kan automatiskt överföra och synka data mellan de olika systemen.
Det kan vara väldigt omfattande beroende på vilka funktioner det ska fylla och implementeringen kan se väldigt annorlunda ut. Har du ett tjänsteföretag kan en typ av affärssystem vara lämpligt medan ett affärssystem för ett handelsföretag behöver anpassas på ett annat vis. Alla vill så klart ha ett kostnadseffektivt affärssystem men få vet vad detta innebär. Här gäller det att vara noggrann i sitt urval av leverantör. Det är alltid en bra idé att ta hjälp av ett oberoende företag/konsult för att göra en bedömning av vilken eller vilka leverantörer som kan vara lämpliga för just ditt företags behov.
Varför behövs ett affärssystem?
Förkortningen ERP (enterprise resource planning) är väldigt generell och övergripande men det är i stora drag vad det handlar om – resursplanering. Ett affärssystem ska fungera på så sätt att alla system som finns ”pratar” med varandra på ett förståeligt sätt. Diverse funktioner ska integreras med varandra så att informationen flyter genom hela företaget. Bort med alla flaskhalsar och vips så har du ett fulländat system där det ”pratas samma språk”. Ett affärssystem ska öka effektiviteten och minska manuell hantering och därmed också spara på resurserna i företaget. Exempel på olika affärssystem kan vara HR, CRM, redovisning och lagerplanering.
Förenklat kan man säga att ett affärssystem kan hjälpa till att effektivisera och automatisera delar av din verksamhet som du idag hanterar manuellt.